Auslastung ist kein Gefühl. Sie ist eine Rechnung.
Ein voller Montag und ein leerer Donnerstag fühlen sich unterschiedlich an. Die Zahl dahinter sagt, ob deine Praxis wachsen muss oder erst besser füllen.
Das Wichtigste
- Kapazität = Arbeitstage × Slots pro Tag.
- Auslastung = belegte Behandlungen ÷ Kapazität.
- Wachstum braucht Zufluss neuer Patient:innen und ein realistisches Wiederkehrmuster.
- Kapazität erst ausbauen, wenn die Nachfrage die bestehende wiederholt übersteigt.
Die Grundrechnung
Kapazität = Arbeitstage × Slots pro Tag · Auslastung = belegte Behandlungen ÷ Kapazität
Beispiel: 4 Arbeitstage mit je 8 Slots ergeben 32 Behandlungsplätze pro Woche. Sind davon 24 belegt, liegt die Auslastung bei 75 %. Das ist eine Rechnung, keine Bewertung: Ob 75 % gut sind, hängt von deinen Kosten und Zielen ab.
Woraus Auslastung entsteht
Neupatient:innen
Ohne stetigen Zufluss leert sich jeder Kalender, weil Behandlungsserien enden. Wie viele neue Patient:innen du pro Monat brauchst, hängt davon ab, wie viele Termine eine Patientin im Schnitt wahrnimmt.
Wiederkehr
Wo klinisch sinnvoll, verteilt sich eine Behandlung auf mehrere Termine. Das Muster ist je nach Beschwerde verschieden. Beobachte es in deiner Praxis, statt allgemeine Richtwerte zu übernehmen.
Therapeut:innen-Kapazität
Mehr Slots pro Tag sind nicht beliebig möglich. Behandlungsqualität, Dokumentation und Pausen setzen Grenzen. Eine überlastete Therapeutin ist keine Wachstumsstrategie.
Wann eine zweite Therapeut:in Sinn macht
- Die Auslastung ist über mehrere Monate hoch, nicht nur in einer guten Woche.
- Es gibt eine Warteliste oder abgewiesene Anfragen.
- Neue Anfragen kommen verlässlich, nicht nur durch eine einzelne Kampagne.
- Die zusätzlichen Personalkosten sind gerechnet (Praxisrechner).
Warteliste
Eine Warteliste ist ein Signal, aber nur, wenn sie gepflegt wird. Wer drei Wochen auf einen Termin wartet, sucht sich oft eine andere Praxis. Erfasse, wie viele Anfragen du nicht bedienen konntest.
Wann du NICHT ausbauen solltest
Wenn die Auslastung schwankt, wenn nur eine Kampagne den Kalender füllt oder wenn Anfragen zwar kommen, aber nicht zu Terminen werden: Dann liegt das Problem nicht in der Kapazität, sondern in Nachfrage oder Conversion. Zuerst dort ansetzen.
Kapazität erst ausbauen, wenn die Nachfrage die bestehende wiederholt übersteigt.
Kapazität berechnen
Arbeitstage, Slots und Auslastung eintragen und sehen, was deine Praxis heute trägt.
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