Gute Administration merkst du daran, dass sie kaum auffällt.
Patient:innen kommen nicht wegen deiner Buchhaltungssoftware. Trotzdem entscheidet die Administration mit darüber, ob deine Praxis ruhig läuft oder jeder Behandlungstag von Telefonaten, offenen Rechnungen und Terminverschiebungen unterbrochen wird.
Kurzantwort
Du brauchst am Anfang kein kompliziertes Praxissystem. Du brauchst klare Standards für Anfragen, Termine, Dokumentation, Rechnungen und Ausfälle. Sobald dieselbe Frage zum dritten Mal auftaucht, lohnt sich ein Prozess.
Administration ist kein Nebenjob
Viele Therapeut:innen rechnen nur ihre Behandlungszeit als Arbeit.
Zur Praxis gehören aber auch:
- Telefon
- E-Mails
- Terminänderungen
- Rechnungen
- Versicherungsfragen
- Buchhaltung
- Dokumentation
- Material
Wenn du das nicht planst, erledigst du es abends.
1. Anfragen
Jede neue Anfrage braucht einen klaren Weg.
Zum Beispiel:
- Anfrage kommt rein.
- Patient erhält schnell eine Antwort.
- Grund des Termins wird kurz geklärt.
- passender Therapeut und Standort werden gewählt.
- Termin wird bestätigt.
- notwendige Informationen gehen automatisch raus.
Je weniger individuelle Improvisation nötig ist, desto weniger Anfragen gehen verloren.
2. Telefon
Wenn du während jeder Behandlung ans Telefon gehst, leidet entweder der Patient im Raum oder der Mensch am Telefon.
Du brauchst deshalb eine Entscheidung:
- Wer nimmt Anrufe entgegen?
- Wann wird zurückgerufen?
- Welche Fragen kann Administration beantworten?
- Wann braucht es einen Therapeuten?
3. Terminmanagement
Ein Termin braucht mindestens:
- richtigen Standort
- richtigen Therapeuten
- richtige Dauer
- Kontaktdaten
- Bestätigung
- gegebenenfalls Erinnerung
Klingt banal. Bei mehreren Therapeut:innen entstehen genau hier erstaunlich viele Fehler.
4. Absagen und No-Shows
Eine Absageregel sollte verständlich und vor dem Termin bekannt sein.
Sie sollte nicht erst erfunden werden, wenn jemand zum dritten Mal nicht erscheint.
Dokumentiere:
- bis wann kostenlos abgesagt werden kann
- wie kurzfristige Ausfälle behandelt werden
- welche Ausnahmen möglich sind
- wie Mitarbeitende die Regel kommunizieren
5. Dokumentation
Behandlungsdokumentation gehört nicht irgendwo in private Notizen oder WhatsApp.
Definiere ein System, das zu deinen fachlichen und rechtlichen Anforderungen passt.
Regulatorische Details gehören in den Bereich Regulatorik.
6. Rechnungen
Wenn du über Zusatzversicherungen abrechnest, gehören korrekte ZSR- und Tarif-590-Prozesse zum Praxisbetrieb.
Mehr:
7. Offene Rechnungen
Definiere früh:
- wann Rechnungen verschickt werden
- wie häufig du abrechnest
- wann eine Zahlungserinnerung kommt
- wer offene Beträge kontrolliert
Monatelang nicht abzurechnen ist kein Patientenservice. Es ist schlechte Liquiditätssteuerung.
8. Software
Software sollte dir Arbeit abnehmen.
Sie sollte nicht dazu führen, dass du fünf Systeme parallel pflegst.
Typische Bereiche:
- Agenda
- Patientendaten
- Dokumentation
- Rechnungsstellung
- Tarif 590
- Zahlungsstatus
- Kommunikation
Du brauchst nicht zwingend ein Tool für alles. Du solltest aber wissen, welches System für welche Aufgabe zuständig ist.
9. Wann lohnt sich Administration als eigene Rolle?
Wenn du selbst täglich viel Zeit mit wiederholbaren Aufgaben verbringst, wird deine Zeit möglicherweise an der falschen Stelle eingesetzt.
Ein guter Test:
Schreib eine Woche lang auf, wie viele Minuten du für Aufgaben brauchst, die theoretisch jemand anderes nach einem klaren Prozess erledigen könnte.
Dann kennst du die tatsächliche administrative Belastung.
10. Dokumentiere Wiederholungen
Wenn dieselbe Frage zum dritten Mal auftaucht, schreib die Antwort auf.
Wenn derselbe Fehler zum zweiten Mal passiert, baue einen Prozess.
Das klingt simpel. Genau so entsteht aber ein Betrieb, der nicht von deinem Gedächtnis abhängt.
Welche Software braucht eine TCM-Praxis?
Eine Lösung für Agenda, Patientendaten, Dokumentation und Rechnungsstellung nach Tarif 590. Ob das ein Tool oder mehrere sind, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass für jede Aufgabe klar ist, welches System zuständig ist.
Wie oft sollte ich Rechnungen stellen?
In einem festen Rhythmus, den Patient:innen kennen, zum Beispiel nach jeder Behandlung oder monatlich. Monatelang nicht abzurechnen belastet deine Liquidität.
Wie gehe ich mit No-Shows um?
Mit einer Absageregel, die vor dem ersten Termin bekannt ist: bis wann kostenlos abgesagt werden kann, was bei kurzfristigen Ausfällen gilt und welche Ausnahmen es gibt. Alle im Team kommunizieren sie gleich.
Wann lohnt sich eine administrative Person?
Wenn du regelmässig viel Zeit mit Aufgaben verbringst, die jemand anderes nach einem klaren Prozess erledigen könnte. Miss das eine Woche lang, bevor du entscheidest.
Was gehört zu Tarif 590?
Tarif 590 ist die Struktur, mit der komplementärmedizinische Leistungen gegenüber Zusatzversicherern bezeichnet und abgerechnet werden. Dazu gehören die aktuellen Tarifpositionen und deine ZSR-Nummer auf der Rechnung. Details unter Tarif 590.
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